שלחת אימייל לרשימת התפוצה שלך, הדוחות הראו כמות של X אימיילים שחזרו. איך זה יכול להיות? אין צורך לפחד מאימיילים שגויים - במאמר הבא נסביר הכל על טיוב רשימות תפוצה:

למה אימייל חוזר,
איך מטפלים בהודעות שגיאה
וכיצד מערכת הדיוור יודעת שאימייל באמת שגוי?

מה מתרחש מאחורי הקלעים של מערכת הדיוור שלך?

כשדיוור מופץ, כל אימייל ואימייל שנשלח מחזיר למערכת הודעת "הצלחה" או "כשלון". מי שמחזיר את ההודעה הם השרתים של ספקיות האימייל (Gmail, Yahoo, MSN, וואלה, AOL, נטויז'ן וכן הלאה). ספקיות האימייל מחזירות עם הודעת החזרה של האימייל, גם את הסיבה לכשלון במשלוח.

כאן מתחילה, מאחורי הקלעים, עבודת המיון של מערכת הדיוור:

המערכת ממיינת נכשלים לשני סוגים:

• Hard Bounce
• Soft Bounce

Hard Bounce הינה הגדרה עבור אימיילים שהתקבלה לגביהם הודעת שגיאה ודאית, קבועה – זהו אימייל שלא קיים. יתכן שהכתובת שהוקלדה פשוט לא נכונה, למשל כתבת someone@gamil.com במקום someone@gmail.com... אבל מבחינת ספקיות האינטרנט – ביקשת לשלוח אימייל לכתובת לא קיימת.

לעומתה, Soft Bounce הינה הגדרה כוללת של סיבות כשלון-משלוח זמניות. לדוגמא: תיבת הדואר של הנמען מלאה, התקבלה הודעת מענה "Out of the office" אוטומטית מהכתובת שניסית לשלוח אליה וכן הלאה.

ישנו סוג נוסף של הודעות שגיאה זמניות שמתקבלות משרתי ספקיות הדואר-האלקטרוני, מקור ההודעות הללו הוא בבעיה זמנית בשרתים עצמם, בעיה טכנית מסויימת או עומס יתר של אימיילים וכדומה. מערכת דיוור חכמה יודעת לנווט את העומסים בהתאם לדרישות הספציפיות של כל ספקית וספקית. למרות זאת, עדיין ישנם עומסים וגורמים נוספים בלתי צפויים שיוצרים תקיעות ויכולים להחזיר את הדואר חזרה.

מערכת Publicators מנהלת מעקב אחרי כל הודעת שגיאה – קבועה או זמנית. במידה וזוהתה שגיאה זמנית, המערכת תמשיך לנסות ולשלוח את האימייל שביקשת כל 3 שעות במשך 24 השעות הבאות. במידה והבעיה הזמנית נפתרה – האימייל ישלח לבסוף ותתקבל הודעת "הצלחה". במידה והשליחות החוזרות יכשלו גם כן, האימייל יסומן כשגוי "חשוד".

בדיוורים הבאים ימשיך המעקב אחרי החשודים. במידה ותתקבלנה הודעות כשלון זמניות, מ-5 דיוורים רצופים, המערכת תסמן את כתובת האימייל כשגויה באופן סופי ולא תוסיף לשלוח אליה.

כך ממויינות גם הודעות כשלון קבועות (Hard Bounce) – לאחר שהתקבלו הודעות כשלון קבועות עבור כתובת מסויימת, מ- 3 קמפיינים רצופים, המערכת תסמן את כתובת האימייל כשגויה.

ניהול אוטומטי זה של השגויים, נקרא טיוב אוטומטי של רשימות תפוצה.

 למשווקים ששומרים על רשימות נקיות, מטיובות, יש שיעור אימיילים חוזרים של בין 1% - 5%. אלה נחשבים אחוזים טובים של כתובות אימייל שגויות מתוך רשימה שלמה. נתון נוסף שכדאי לזכור הוא, שכאשר אתה מתחיל את הקשר המדוור שלך עם הלקוחות שלך, לוקח זמן לטייב את הרשימה שלך ולדעת שהיא אכן בעלת כתובות איכותיות. אנו ממליצים לבחון רשימה למשך של לפחות 5 קמפיינים שונים, ע"מ לקבל תמונת מצב אמיתית ככל הניתן לגבי איכות האימיילים שבידך.